Las diferentes partes de la Norma Portuguesa 4285 tienen como objetivo facilitar el intercambio en el ámbito de la información y la documentación. Presentan términos y definiciones de conceptos seleccionados del área de la información y la documentación y definen las relaciones que pueden existir entre diferentes insumos. Su campo de aplicación se encuentra dentro del ámbito de la Comisión Técnica CT 7 - Información y Documentación. Esta NP 4285-2 trata esencialmente de los conceptos fundamentales de información y documentación que se utilizan para describir documentos icónicos, así como de los términos derivados de ellos considerados más útiles para traducir las necesidades derivadas de la actividad de compra y venta y de las instituciones que se ocupan. con imágenes de diversos tipos que podrían considerarse obras de arte. Esta lista de términos está destinada a ser utilizada en actividades tales como compra y venta, formación de colecciones, catalogación y clasificación, exhibición y préstamo de imágenes. El inventario de términos no pretende ser exhaustivo, limitándose a los conceptos más utilizados en galerías y colecciones de arte, museos, bibliotecas, archivos y otros centros de información. Como se trata de una lista de términos de documentación, solo se incluyeron aquellos que designan formas y tipos de documentos. Cuando los documentos sólo pueden diferenciarse por su proceso de elaboración, esto forma parte de la definición respectiva. Sólo se incluyeron términos referidos a documentos de carácter permanente e independiente. Por lo tanto, se omitieron términos como "cine" o "ilustración" que, a efectos de documentación, deberían describirse como partes de otros documentos (ver ISO 5127-2 e ISO 5127-5) o mediante un término más específico. La selección de términos para esta parte de la Norma Portuguesa, NP 4285-2, no incluye copias de imágenes (por ejemplo, reproducciones electrostáticas). Estos se encuentran en la norma ISO 5127-8 y otras normas internacionales relacionadas con el vocabulario de reprografía en general.